Drucker verteilen und bereitstellen
Drucker verteilen und bereitstellen
Das ist wohl eine der meist gestellten Fragen in meinen Workshops und im Forum. Zudem ist es eine der größten Fehlerquellen in der Administration.
Frage: Was ist der beste Weg Drucker an die Benutzer/Computer zu verteilen?
Antwort: Ganz einfach, es gibt keinen, man macht das nicht.
Ich mach das nicht mehr. Ich tue mir das nicht mehr an. Das muss der User selber können!
Ich höre schon den Aufschrei, aber lest bitte weiter, die Lösung ist wirklich ganz einfach und benötigt nur etwas Struktur.
These:
Ich traue jedem User zu, einen Doppelklick auf eine Freigabe zu machen, damit der Drucker verbunden wird. Wenn ein User das nicht kann, dann muss er sich die Frage gefallen lassen, wie er den Doppelklick auf ein Word-Dokument hinkriegt, aber bei derselben Aktion auf einem Drucker scheitern kann?
Das Anwender Problem ist, die Drucker und deren Freigaben im Unternehmen sind schlecht gelöst. Schlecht im Sinne "für den Benutzer nicht erkennbar", gut nur im Sinne der Administration und/oder Namenskonvention und da steckt das Problem. Ich kann dem User seine Unfähigkeit nicht vorwerfen, denn der Administrator ist schuld.
Eine Druckerfreigabe in Form von "Inventarisierungsnummer_Hersteller_Modell_Standort_IPAdresse" ist nur für euch logisch. Der Benutzer versteht das nicht. Deswegen kann der auch den Drucker nicht selber verbinden, denn er findet den Drucker nicht und kann die technische Logik nicht erkennen. Ihr versteht ja auch nichts von seiner Buchhaltung, aber das ist sein Job und er verdreht die Augen, wenn ihr ihn nach Soll und Haben fragt ...
Jetzt fangt ihr an für jeden User den Drucker per Script oder GPO zuzuweisen, weil der User das nicht kann und stellt fest, daß ihr pro User 3 plus X Regeln bauen müsst:
- wenn er im Büro ist, nebenbei bemerkt, woran erkennt ihr eigentlich "wo" der User ist? Das müsst ihr auch vorher irgendwie, irgendwo definiert und abgefragt haben ...
- im Standort2
- im Standort4
- im Standort1, aber Besprechungsraum
- in der Terminalserver Sitzung
- von zu Hause
- alle Drucker wie Herr Müller, aber den einen nicht
- den Drucker will ich nicht, der stinkt und ist langsam
- ...
Der riesige administrative Aufwand ist eure eigene Schuld. Das ist euer Konzept, daß ihr für euch gebaut habt, aber nicht für den Anwender. Wenn ich nur 5 Drucker im Unternehmen habe und jeder User diese kriegt, dann verteile ich sie, aber dann muss ich ja auch kein Regelwerk mit Zuordnungen beachten!
Die Lösung ist also nicht, dem User alles hinterher zu tragen und ihn in seiner Unkenntnis zu unterstützen und euch einer "Über-administration" hinzugeben, sondern die Änderung des Konzepts ist die Lösung.
Mein persönlicher Best Practise:
- Der Drucker Freigabename ist 4stellig mit Zahlen, z.B.: 7655 oder 4 Buchstaben die phonetisch sprechbar sind, z.B.: MARK, LUNA, TINA, GEEK, OGER ... "Ich druck auf MARK", find ich gut, oder auch "Wie heisst der Drucker hier?" - "OTTO"
- Ihr kauft große Aufkleber (min. A5) in Leuchtfarben mit der Nummer oder Namen und klebt sie an die Front des jeweiligen Druckers, sodass die Kennung gut zu erkennen ist.
- Es gibt einen Printserver pro Standort mit allen Drucker Freigaben
- Ihr verteilt per GPO (GPP Shortcuts oder Script) eine Verknüpfung auf den Desktop des Users, deren Ziel der UNC Pfad zu \\EUER-PRINTSERVER ist.
- Fertig
Ablauf Drucker verbinden:
Der Anwender fragt sich welchen Drucker er braucht, er schaut sich um und sieht aus 30 Meter Entfernung die leuchtende Zahl am Drucker. Er öffnet den Shortcut auf dem Desktop, scrollt runter bis zur Zahl und macht einen Doppelklick. Fertig.
Erzählt mir bitte nicht, das das der User nicht kann.
Was ändert sich für euch?
Ihr müsst jetzt in einer Tabelle oder Datenbank die Zuordnungen pflegen, welcher Drucker sich hinter welcher Zahl versteckt. Ihr habt je nach Anzahl der Drucker ein wenig Arbeit, bis es umgestellt ist und der User weiss, was er tun soll. Aber dann ist endlich Ruhe. Keine weiteren Arbeitsschritte, keine Pflege von Ausnahmen und Zuordnungen im Regelwerk. Mit _col, _S1, _S2 oder _Man lassen sich auch leicht die Funktionen des Druckers unterscheiden. 7655_S1 versteht der Anwender.
Jedesmal, wenn ich das Argument höre: "Das können unsere User nicht" oder "Das sind doch nur 2 eindeutige Drucker pro Benutzer, das geht doch schnell", dann weiss ich, daß der Anwender an dieser Stelle unnötig verwöhnt und gepudert wird, daß der Admin einen Hang zum Masochismus hat und grundsätzlich nicht beachtet, daß er auch für 2 Drucker pro Benutzer irgendwann vorher ein Regelwerk gebaut haben muss.
Wenn ihr allerdings nichts anderes zu tun habt in eurem Job, ihr über zu viel Freizeit und Langeweile klagt, dann könnt ihr euch die Arbeit mit der Druckerzuweisung per GPO natürlich antun, ich will da keinen zwingen ein ruhigeres Leben zu haben und sich vielleicht um wichtige Dinge zu kümmern ... Locky, Ransomware, Sicherheitsberechtigungen, Softwareverteilung, Telefonanlage, VMWare ... Wenn ich so drübernachdenke, ist es manchmal auch ganz nett Drucker zu verteilen, denn das ist im Gegensatz zu anderen Jobs auch mal eine einfache und entspannende Aufgabe ;-)